Politique de confidentialité
Conformément aux dispositions de la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, nous vous informons que vos données seront intégrées dans le système de traitement appartenant à KYOMED SAS dont le siège social se situe au CAP SIGMA – 1682 rue de la Valsière – 34184 Montpellier – France.
Au sens de l’article 4.7 du RGPD, KYOMED SAS dont le siège social se situe CAP SIGMA – 1682 rue de la Valsière – 34184 Montpellier – France, représenté par Daniel LAUNE en sa qualité de Président, revêt la qualité de responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site web www.kyomedinnov.com. KYOMED SAS détermine les finalités et les moyens du ou des traitements réalisés.
KYOMED SAS veille dans chaque cas de figure à respecter la réglementation dont l’exigence varie de la simple information à la récolte préalable de votre accord.
KYOMED SAS collecte des données pour plusieurs besoins explicités dans les points suivants :
Les informations relatives à votre navigation
Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, nous collectons automatiquement certaines informations lorsque vous naviguez sur notre site. Ces données sont les suivantes :
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- l’appareil et le navigateur utilisé
- la date et l’heure de votre navigation
- l’historique de votre navigation
Toutes ces données sont anonymisées
Ce traitement est pratiqué par KYOMED SAS car il repose sur la base légale de l’intérêt légitime de l’entreprise. En effet, c’est en raison des impératifs de sécurité que ces données sont conservées. Dans le cas d’une infraction commise en ligne, l’adresse IP peut constituer le seul moyen d’investigation permettant l’identification de la personne à laquelle cette adresse était attribuée au moment de la commission de cette infraction.
Conformément à la réglementation en vigueur, nous mettons à votre disposition le mécanisme d’opposition du traitement de ces données en mettant à jour vos préférences de contact dans la section “mon compte” de notre site web ou en contactant le service client. Cette possibilité est utilisable sur tous les navigateurs, et tous les Type de traitements de terminaux (y compris les smartphones et tablettes). Contactez-nous par ce lien si vous constatez des difficultés à utiliser ce mécanisme.
Nous vous informons en outre que :
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- Les données collectées ci-dessus ne sont pas recoupées avec d’autres traitements (fichiers clients ou statistiques de fréquentation d’autres sites par exemple).
- Les données collectées par ce biais ne donnent lieu qu’à la production de statistiques anonymes
- Nous ne suivons pas votre navigation sur d’autres sites web.
- Ces données ne sont pas conservées au-delà de 13 mois à compter de votre première visite.
- Les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne doivent pas non plus être conservées plus de 13 mois.
Toute collecte de données allant au-delà de celles visant à alimenter ces statistiques donnent lieu au recueil de votre consentement préalable si elle n’est pas assistée sur un autre fondement légal.
Cliquez sur l’icône en forme de cookie en bas à gauche pour modifier vos préférences en matière de cookies.
Données collectées à la création de votre compte client et lors d’une commande
Afin de créer votre compte et accéder au processus de commande, vous devrez nous fournir les informations de votre société ainsi que des informations de contact, considérées comme personnelles :
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- votre nom et vos coordonnées (adresse e-mail et postale et numéro de téléphone),
- votre Profil (Client, Prospect, partenaire ou autre)
- le nom de votre entreprise si vous êtes un professionnel
- vos informations bancaires.
Pour la création d’une commande, en sus des informations demandées, les informations SIRET vous seront demandées.
Lors du traitement de votre commande KYOMED SAS collecte et traite vos informations personnelles, et notamment les informations relatives à la création de votre produit :
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- Votre Nom,
- Votre prénom,
- Votre adresse professionnelle,
- Votre fonction,
- Votre numéro de téléphone,
- Votre adresse email.
- Un Relevé d’identité bancaire (RIB) si nécessaire
Il repose sur l’article 6.1.b du RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).
Données collectées lorsque vous contactez le service client
Vous êtes susceptibles de nous transmettre des données personnelles lorsque vous contactez le service client, afin que nous puissions traiter vos demandes :
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- Nom,
- Prénom,
- Adresse email,
- Nom de votre société
Ce traitement est également basé sur l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
Démarchage commercial
KYOMED SAS traitera également vos informations pour vous envoyer des offres promotionnelles, des informations générales sur votre secteurs d’activités, des informations sur les services qu’elle propose, des demandes de mise en contact, des invitations à des évènements. Dans ce cas, un tel traitement ne sera envisageable qu’avec l’obtention de votre consentement préalable.
Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir des informations marketing et sur les produits à tout moment en mettant à jour vos préférences de contact en contactant le service client.
Conformément à la réglementation en vigueur, KYOMED SAS vous informe que les données seront conservées pendant la période strictement nécessaire à leur traitement, en accord avec la réglementation en vigueur localement. Par exemple, en accord avec la loi française, nous sommes dans l’obligation de conserver les informations de paiement et facturation pour une période de 10 ans.
KYOMED SAS informe qu’il procédera au traitement des données de manière légale, loyale, transparente, adéquate, pertinente, limitée, précise et mise à jour. C’est pourquoi KYOMED SAS s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour que celles-ci soient supprimées ou rectifiées sans délai lorsqu’elles sont inexactes. Un salarié de KYOMED SAS peut être amené à vous joindre par téléphone pour s’assurer de la conformité des informations fournies. KYOMED SAS traitera vos données afin de remplir ses obligations contractuelles pour la réalisation de votre commande et la gestion de votre compte client. Sans ces données, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser votre projet ou de facturer les services commandés.
Conformément aux article 15 à 22 RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants :
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- droit à l’information (article 13 et 14 du RGPD)
- droit d’accès (article 15 du RGPD)
- droit de rectification (article 16 du RGPD)
- droit d’effacement (article 17 du RGPD)
- droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
- droit de notification des rectifications, effacements, limitation (article 19 du RGPD)
- droit d’opposition (article 21 du RGPD)
- droit de ne pas faire l’objet d’un profilage (article 22 du RGPD)
- droit au retrait du consentement (article 7 du RGPD)
Vous pouvez exercer ces droits en adressant votre demande à l’adresse postale suivante :
KYOMED SAS dont le siège social se situe CAP SIGMA – 1682 rue de la Valsière – 34184 Montpellier.
Vous pouvez également contacter le DPO de KYOMED SAS à l’adresse électronique suivante : mesdonnees[@]kyomed.com.
En cas de doute légitime, nous nous réservons le droit de demander une copie de justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du légitime titulaire des données concernées.
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : CNIL – Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
KYOMED SAS vous informe qu’il peut procéder à un transfert des données auprès de ses partenaires, ses clients ou de ses sous-traitants (par exemple aux sous-traitants de transporteurs tels que DHL, TNT, UPS, et La poste).
Ces différents transferts de données peuvent s’opérer vers les destinations suivantes : Union Européenne et Suisse.
Lorsqu’il s’agit de transferts auprès de nos sous-traitants techniques ou technologiques, nous nous engageons à ce que ces données soient transférées au sein de l’Union européenne. Le cas échéant, KYOMED SAS s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques, organisationnelles, et juridiques permettant de garantir la sécurité du transfert avec différents moyens (notamment la signature d’accord de protection des données, la signature de clauses contractuelles types, l’évaluation des sous-traitants, ainsi que l’évaluation de décisions d’adéquation en accord avec l’article 45 du RGPD).
Lorsqu’il s’agit de transferts de données, KYOMED SAS s’engage de la même manière à assurer la sécurité du transfert par les différents moyens techniques, juridiques, et organisationnelles permettant d’encadrer le transfert de données entre entités présentes au sein de l’Union Européenne. Les différents transferts de données que nous pouvons réaliser auront pour finalité la réalisation de statistiques, telle que des statistiques sur nos ventes, l’amélioration continue de nos services, ainsi que d’assurer une meilleure connaissance de notre marché, de notre clientèle, et d’apporter une meilleure réponse à la demande de nos clients et partenaires.
Dans tous les cas, KYOMED SAS s’engage à effectuer tout type de transfert de données en garantissant le respect de la législation relative à la protection des données personnelles.
Les durées de conservations de vos données varient en fonction de l’état de du droit et quand les contraintes sont moindres, en fonction des recommandations de la CNIL et de nos besoins. Ainsi devons-nous légalement par exemple conserver les factures pendant une durée de 10 années. Les données de facturation sont donc conservées 10 ans.
A titre indicatif, vous trouverez dans le tableau joint les durées de conservations des principales données appliquées par KYOMED SAS.
| Type de traitement de données | Finalité du traitement | Base légale du traitement | Durée de conservation | Normes CNIL* |
| Compte client en ligne | Permettre de procéder à une commande. | Article 6.1.b du RGPD | 2 ans à compter de l’inactivité du compte | CNIL, Référentiel relatif aux Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales |
| Gestion de la base de données client | Procéder et mémoriser les destinataires de l’acte de commerce | Article 6.1.b) du RGPD | 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | CNIL, Référentiel relatif aux Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales |
| Fichiers commerciaux et marketing | Gestion des fichiers prospects | Article 6.1.a) du RGPD et Article L.34-5 du CPCE | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact | CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales |
| Gestion des commandes : bons de commande et livraison | Préparation, suivi, expédition des commandes | Article 6.1.b) du RGPD | 5 ans à compter de la date de leur établissement | Article L110-4 du Code de Commerce |
| Gestion de la facturation | Documents comptables et pièces justificatives | Article 6.1.c) du RGPD | 10 ans | Article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
| Relation client/SAV |
– Gestion de la relation commerciale – Prospection |
– Article 6.1.a) et b) du RGPD | Toute la durée de la relation commerciale | Norme simplifiée de la CNIL NS-048 |
| Utilisation espace client |
– gestion du back-office client – gestion des préférences – modifications des informations présentes par le client – mise en œuvre des droits octroyés par le RGPD |
Article 6.1.b) du RGPD Article 15 à 22 du RGPD | Données qui ne peuvent être conservées au-delà de la durée de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. | CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales et Norme simplifiée de la CNIL NS-048 |
| Prospection commerciale électronique |
– Annonce de nouveaux produits et/ou services – Communication promotionnelle – Invitations à des évènements (salons, rencontres, conférences, anniversaires …) – Diffusion d’enquêtes de satisfaction et de sondages – Prospection de nouveaux clients – Animation d’évènements ponctuels |
Article 6.1.a) du RGPD et Article L.34-5 du CPCE |
Prospects : 3 ans à compter du dernier contact Client : 3 ans à compter de la date du dernier achat Conservation des données clients pendant le temps de la relation commerciale, et jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect |
CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales et Norme simplifiée de la CNIL NS-048 |
| Données relatives à la commande | Réalisation de la commande | Article 6.1.b) du RGPD | Conservation des données présentent sur une commande le temps du traitement, correspondant à maximum 1mois. |
*les normes simplifiées de la CNIL n’ont qu’une valeur indicative depuis le 25.05.2018. De prochains référentiels sont attendus.
Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 05/12/2022.
De temps en temps, KYOMED SAS est susceptible d’apporter des modifications à sa politique de confidentialité et la mettre à jour sur son site web. Toute mise à jour de celle-ci vous sera signalée par la présence d’encarts facilement identifiable sur notre site web et/ou l’envoi de courrier électronique d’information.
